Checkliste für Geschäftsprozessanalysen und Prozessoptimierungen/-automatisierungen

 

1. Initialisierung:

[ ] Definition der Ziele für die Prozessanalyse und -optimierung.

[ ] Bestimmung des Umfangs und der Grenzen der zu analysierenden Prozesse.

[ ] Festlegung der Verantwortlichkeiten und Bildung eines Projektteams.

 

2. Prozesserfassung und -dokumentation:

[ ] Identifikation aller aktuellen Geschäftsprozesse mittels Dokumentenanalyse, Interviews und Workshops.

[ ] Erstellung von Prozesslandkarten und Flussdiagrammen zur Visualisierung der Prozesse.

[ ] Dokumentation der Prozesse in einem einheitlichen Format.

 

3. Analysephase:

[ ] Durchführung einer Ist-Analyse zur Erfassung der aktuellen Prozessleistung.

[ ] Identifikation von Schwachstellen, Engpässen und Redundanzen in den Prozessen.

[ ] Bewertung der Prozesseffizienz und -effektivität anhand definierter KPIs.

 

4. Soll-Konzept und Optimierung:

[ ] Entwicklung eines Soll-Konzeptes für die optimierten Prozesse.

[ ] Ableitung von Optimierungsmaßnahmen wie Prozessvereinfachung, Standardisierung und Eliminierung von Nicht-Wert-Schöpfungsaktivitäten.

[ ] Einbeziehung von Stakeholdern zur Validierung des Soll-Konzeptes.

 

5. Technologieeinsatz und Automatisierung:

[ ] Untersuchung von Automatisierungspotenzialen innerhalb der Prozesse.

[ ] Auswahl von geeigneter Software und Technologie für die Automatisierung (z.B. RPA, BPM-Tools).

[ ] Planung der technischen Umsetzung und Integration in die IT-Landschaft.

 

6. Change Management:

[ ] Entwicklung einer Change-Management-Strategie zur Begleitung der Veränderungen.

[ ] Kommunikation der geplanten Änderungen an alle betroffenen Mitarbeiter.

[ ] Schulung und Einweisung der Mitarbeiter in die neuen Prozesse und Systeme.

 

7. Implementierungsphase:

[ ] Detaillierte Planung der Umsetzung von Optimierungs- und Automatisierungsmaßnahmen.

[ ] Schrittweise Einführung der neuen Prozesse und Technologien.

[ ] Laufende Überwachung und Kontrolle der Implementierung.

 

8. Qualitätssicherung:

[ ] Durchführung von Tests zur Überprüfung der neuen Prozesse und Systeme.

[ ] Sammlung von Feedback und Durchführung von Anpassungen.

[ ] Sicherstellung, dass alle Prozesse den definierten Qualitätsstandards entsprechen.

 

9. Performance-Messung:

[ ] Festlegung von Metriken zur Messung der Prozessperformance nach der Optimierung.

[ ] Regelmäßige Überwachung und Reporting der Performance-Indikatoren.

[ ] Anpassung der Prozesse basierend auf den Performance-Daten.

 

10. Kontinuierliche Verbesserung:

[ ] Einrichtung eines Systems zur kontinuierlichen Prozessbewertung und -verbesserung.

[ ] Regelmäßige Reviews und Updates der Prozessdokumentation.

[ ] Förderung einer Kultur der ständigen Verbesserung innerhalb der Organisation.

 

11. Abschluss und Dokumentation:

[ ] Abschließende Dokumentation der umgesetzten Prozessänderungen und Systeme.

[ ] Erstellung von Handbüchern und Leitfäden für die optimierten Prozesse.

[ ] Übergabe der Dokumentation an das Prozessmanagement und die verantwortlichen Teams.

 

 

Diese Checkliste muss regelmäßig überprüft und angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Prozesse weiterhin optimal laufen und sich an verändernde Geschäftsanforderungen anpassen. Jeder Schritt sollte sorgfältig dokumentiert werden, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.